Personalregister

Kårkulla samkommuns personalregister  

  1. Personuppgiftsansvarig  

Kårkulla samkommun  

Kårkullavägen 142  

21610 Kirjala 

  1. Den personuppgiftsansvariges representant 

Personalchef Jeanette Gripenberg 

Tel. 0247431220 

E-post: jeanette.gripenberg@karkulla.fi 

  1. Den personuppgiftsansvariges andra kontaktperson(er)  

Löneräknare Fredrik Bäcksholm 

Tel. 0247431213 

E-post: fredrik.backsholm@karkulla.fi 

Löneräknare Mikaela Sundqvist 

Tel. 0247431212 

E-post: mikaela.sundqvist@karkulla.fi 

  1. Dataskyddsombud 

E-post dataskyddinformationsskydd@karkulla.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter  

Ändamålet med registren är löneräkning, resursplanering, följa upp kompetens och utbildning, rekrytering och därtill hörande uppföljning samt rapportering till offentliga myndigheter. 

  1. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter  

Behandling av personuppgifter baserar sig på artikel 6 i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Behandlingen är nödvändig för att fullgöra arbetsgivarens rättsliga förpliktelser och för att genomföra avtalet mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. 

  1. Kategorier av personuppgifter

Följande information om den registrerade behandlas i registren: 

  • Grunduppgifter om personen (namn, födelsetid, personbeteckning, kontaktuppgifter)
  • Uppgifter om arbetsförhållandet, innefattande arbetsförhållandets hela livscykel
  • Uppgifter gällande löneutbetalningar (löner, kontonummer, anställningsuppgifter, utmätningar, personliga tillägg, arbetsförmåner, medlemskap i fackförbund)
  • Utbildning, kompetensuppföljning och CV på dem som lämnat in
  • Personalkompetensblankett: För- och efternamn, Valviranummer, utbildning, fortbildningar 
  • Arbetstidsuppföljning, semestrar och ledigheter, sjuk- och annan frånvaro samt intyg som hänför sig till dessa
  • Grunder för lönesättningens fastställande.
  • Uppgiftsbeskrivningar på tjänster och befattningar
  • Information om immateriella rättigheter
  • Skriftliga varningar, uppsägningsbesked, arbetsintyg, och övrig dokumentation i anslutning till anställningen

8. Lagringstiden för personuppgifterna

Lönekort                                            Varaktigt  

Lönespecifikationer                           Varaktigt 

Lönekontrollistor/Bokföringslistor    10 år 

Arbetslistor (Numeron)                      10 år 

Arbetsskiftsförteckningar (Flexim)    2 år 

Flexim måltidslistor                           10 år 

Reseräkningar                                    10 år 

Semesterlistor                                     Ikraftvarande år + 2 år 

Tjänsteförordnanden                          Varaktigt 

Arbetsavtal                                         Varaktigt 

Arbetsansökningar (de som väljs)      Varaktigt 

Arbetsansökningar (de som ej valts)  2 år 

Tystnadspliktsavtal                             Varaktigt 

Arbetsintyg                                         Varaktigt 

Hälsotillståndsintyg/Friskhetsintyg    2 år 

Olycksfallsbeslut                                20 år 

Olycksfallsanmälan                            2 år 

Frånvaroanmälningar                         5 år 

Personalkompetensblankett Under anställningsförhållandet

  1. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter  

Abilita personaladministration (Program för löneberäkning) 

Barium Live (Program för uppgörande av arbetsavtal) 

Aditro Personec (tidigare använt lönerberäkningsprogram) 

Visma Numeron WFM (Program för planering av arbetslistor) 

Abloy Flexim 6 (Arbetstidsuppföljning) 

Visma M2 (Reseräkningssystem) 

LAURA (Rekryteringsprogram) 

  1. Uppgiftskällor 

Uppgifter lämnas in av den anställde och/eller av den anställdes närmaste förman. Vissa uppgifter begärs in eller mottas av en myndighet, såsom beskattningsuppgifter och utmätningsbeslut. 

  1. Mottagare av personuppgifter 

Inkomstregistret 

Fackföreningar 

Utsökningsverk 

Försäkringsbolag 

Statistikcentralen 

Folkpensionsanstalten 

KEVA 

Revisorer 

Företagshälsovård 

Undervisnings- och kulturministeriet 

Skatteverket 

  1. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen  

Ingen information utlämnas utanför EU och EES. 

  1. Principer för skyddet av personuppgifter  

Manuellt material: 

Endast centralförvaltningens personal har tillgång till centralförvaltningens personalarkiv. Tillgång till centralförvaltningens slutarkiv har endast arkivansvariga samt fastighetsavdelningen. Förfrågningar om arkivuppgifter behandlas av respektive arkivansvarig. 

Elektroniskt material: 

Alla system är skyddade med personliga lösenord. Rättigheterna är även kopplade till anställningsförhållandet. Endast behöriga personer har rätt att bearbeta information i systemen nämnda i punkt 8 i enlighet med arbetsuppgifterna.  

  1. Automatiserat beslutsfattande  

Inga automatiserade beslut fattas inom samkommunen i nuvarande läge. 

  1. Den registrerades rättigheter  

EU:s dataskyddsförordning garanterar den registrerade rättigheter som gör det möjligt för den registrerade att beställa behandling av hans eller hennes personuppgifter i ett antal situationer. Information om den registrerades rättigheter finns här: https://karkulla.fi/dataskydd/registrerades-rattigheter/