Klientregister

1. Personuppgiftsansvarig  

Kårkulla samkommun  

Kårkullavägen 142  

21610 Kirjala 

 
2. Den personuppgiftsansvariges representant 

Susanne Karlsson 

Chef för Expert- och utvecklingscentret 

Tel:0247 431 381 

Epost: susanne.karlsson@karkulla.fi 

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktperson(er)  

Marina Paju 

Kanslist/Läkarsekreterare 

Tel: 0247 431 238 

Epost: marina.paju@karkulla.fi 

4. Dataskyddsombud  
 
Dataskyddsombud Katri Tammisto 
Tel. +358 50 443 7024 
E-post informationsskydd@karkulla.fi 

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter  

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att utföra de lagstadgade uppgifter som hör till samkommunens område: att organisera, planera och genomföra specialomsorger och socialvård. 

Syftet med registreringen av klientuppgifter är att identifiera klienternas servicebehov och dokumentera genomförandet av servicen. 

Syftet med behandlingen är också att fakturera genomförd service genom kommun- och kundfakturering samt att sammanställa statistik om användning av servicen. 

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter  

Behandling av klientuppgifterna baseras på följande lagstiftning:  

Finlands grundlag §10 (731/1999)  

Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)  

Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999) Arkivverkets beslut 1.12.2014 (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) Lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) Lag om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007) Lag angående specialomsorger om utvecklingsstörda (518/1977) Lag om klienthandlingar inom socialvården (254/2015) Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar 298/2009  Lag om yrkesutbildade person inom socialvården (817 /2015) Lag om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården 559/1994 

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid  

Samkommunens huvudregister är klientregistret, innefattande dokument lagrade till pappers (journalarkivet) och elektroniska uppgifter. Patientregistret, delregistret för samkommunen, består av uppgifter lagrade till pappers (journalarkivet) och elektroniskt lagrade patientuppgifter i patientjournalen. 

Elektroniskt klientregister:  
– Klientdata och klientuppgifter: namn, tfn, signum, adress, födelseort,  
  församling/civilregister. Uppgifter om föräldrar: namn, tfn, adress, e- 
  postadress. Uppgifter om andra kontaktpersoner. Uppgifter om  
  intressebevakare i ekonomiska-, personliga- och rättsliga frågor.  
– Klienthandlingar som berör planering och genomförande av service, såsom  
  klientens individuella plan samt säsongsamtal.  
– Beslut som berör planering, genomförande och utvärdering av service, såsom  
  specialomsorgsbeslut och beslut om begränsningsåtgärder.  
– Klientrapport som berör genomförande av service. 
– Information om klientens servicebehov enligt Stockholmsbedömning.  
– Information om klientens boende enligt hyresavtal och avtal om serviceavgift.  
– Mötesprotokoll som berör planering, genomförande och utvärdering av klientens service. 

Patientregister: 
– Uppgifter som hänför sig till hälsa, sjukdom och funktionsförmåga. B-intyg, C-intyg, remisser, diagnoser, medicinlista, allergiska reaktioner mot t.ex. läkemedel, specialistutlåtanden, vaccinationer, mätdata och hälsohistoria. 
– Läkemedelsordination.  
– Journaler upprättade av yrkesutbildad personal inom hälso- och sjukvården. 

Arkivering sker enligt lagen om klienthandlingar inom socialvården (254/2015) och Arkivverkets beslut (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) enligt angivna arkiveringstider.  

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter  

  • Abilita Hälsovård 
  • OneClinic 
  • Mediresepti 

9. Uppgiftskällor 

Klient, anhöriga, personal och myndigheter. 
Med skriftligt medgivande från klienten eller hens intressebevakare kan information som krävs för att planera, genomföra eller utvärdera servicen begäras av andra social- eller hälsovårdsorganisationer och utbildningsväsendet. Då information utan klientens samtycke, inhämtas från en instans utanför Kårkulla, kan informationen inhämtas med stöd av lagen: Lagen om klientens ställning och rättigheter §17, §20, Lagen om patientens ställning och rättigheter §13. 

10. Mottagare av personuppgifter 

Klient- och patientuppgifter kan med klientens skriftliga samtycke eller med stöd av lagen lämnas ut till andra organisationer inom social- och hälsovården. Klientinformation gällande klienter som får boendeservice lämnas in årligen till Institutet för hälsa och välfärd (THL) enligt lagen om Institutet för hälsa och välfärd (2008/668). 

Läkemedelsordinationer överförs till receptcentret enligt lagen om elektroniska recept (61/2007) 

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen  

Ingen information lämnas ut utanför EU och EES.

12. Principer för skyddet av personuppgifter  

Klientens pappersjournal lagras i ett låsbart skåp på den verksamhetspunkt där klienten får service. När klienten flyttar till en annan verksamhetspunkt följer de uppgifter som är väsentliga för klientens fortsatta service med till den nya verksamhetspunkten. Övriga uppgifter skickas för arkivering till samkommunens arkiv. På omsorgsbyråerna förvaras klientens pappersjournal i låsbara arkivskåp. I slutet av klientrelationen överförs klientjournalen till samkommunens arkiv vid centralförvaltningen i Kirjala. 

Klientjournalen får endast hanteras av personer som deltar i servicen och i uppgifter som har anknytning till servicen, i den omfattning som arbetsuppgifterna förutsätter. 

Det elektroniska klientregistret upprätthålls av Abilita Ab i Abilita Hälsovårdssystemet. Det elektroniska anmälningsregistret upprätthålls av One clinic i Kuntapro. Det elektroniska receptregistret upprätthålls av Mediconsult i Mediresepti. Tillgång till personinformation som lagras elektroniskt i registret tilldelas genom ett personligt användarnamn och lösenord. Åtkomsträttigheter definieras i den utsträckning som krävs för uppgifterna. Användarnamnet och tillhörande lösenord är personliga och får inte avslöjas för andra. Fortbildning och handledning i användning av systemet ordnas för personalen. Användaren ansvarar för sökningar och skall endast ha tillgång till den information som är relevant för användarens aktuella arbete. Logginformation används för att övervaka korrekt användning av registerinformation. 

13. Automatiserat beslutsfattande  

Inga automatiserade beslut fattas inom samkommunen i nuvarande läge.  

14. Den registrerades rättigheter  

EU:s dataskyddsförordning garanterar den registrerade rättigheter som gör det möjligt för den registrerade att beställa behandling av hans eller hennes personuppgifter i ett antal situationer. Rättigheternas omfattning och utövande beror på vilken grund personuppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen. 

Information on den registrerades rättigheter finns här